Bila

Een bila is een bilateraal overleg: een gesprek tussen twee mensen. In de Nederlandse werkpraktijk wordt de term vrijwel altijd gebruikt voor het korte, terugkerende overleg tussen een leidinggevende en een medewerker. Functioneel is een bila dus hetzelfde als een 1-op-1 gesprek; het woord komt alleen uit een andere hoek van het kantoorjargon.

Waar de term vandaan komt

“Bilateraal” betekent tweezijdig. In organisaties met veel overlegvormen ontstond de behoefte om onderscheid te maken tussen het teamoverleg, het projectoverleg en het gesprek dat maar twee deelnemers heeft. Dat laatste werd de bila. Je hoort de term vooral bij de overheid, in de zorg, bij woningcorporaties en in grotere commerciële organisaties.

Kenmerken

• Twee deelnemers: leidinggevende en medewerker, of twee collega’s die structureel samenwerken.
• Vast ritme: meestal wekelijks of tweewekelijks, met een vaste plek in de agenda.
• Kort: doorgaans 20 tot 45 minuten.
• Informeel van vorm: geen formulier, geen scoreformat, wel een terugkerende agenda.
• Breed van inhoud: lopende zaken, knelpunten, samenwerking, werkdruk en ontwikkeling lopen door elkaar heen.

Bila of functioneringsgesprek?

Een bila is geen formeel moment in de gesprekscyclus. Het functioneringsgesprek en het beoordelingsgesprek hebben een vaste frequentie, een vast doel en een vastgelegde uitkomst. De bila is het tussenliggende ritme dat die formele momenten voedt: alles wat je in een functioneringsgesprek bespreekt, is in de bila’s ervoor al langsgekomen.

Het knelpunt: er blijft niets van over

Omdat de bila informeel is, wordt hij zelden vastgelegd. Dat kost op twee manieren:

• afspraken uit de vorige bila komen niet automatisch terug in de volgende, waardoor hetzelfde onderwerp maanden achter elkaar opnieuw wordt besproken;
• de inhoud landt niet in het personeelsdossier, terwijl juist hier het grootste deel van de ontwikkeling en de signalen zichtbaar worden.

Bij een verbetertraject of een discussie over functioneren wreekt zich dat: er zijn tientallen gesprekken gevoerd, maar er is niets van vastgelegd. Structurele dossieropbouw begint bij de gesprekken die je het vaakst voert.

In Timesafer

Ook een bila eindigt in een werkbaar dossier met afspraken en acties, zonder dat iemand tijdens het gesprek zit te typen. De volgende bila opent met wat er de vorige keer is afgesproken, zodat het ritme cumulatief wordt in plaats van dat elk gesprek opnieuw begint.

Praktische opzet van dit soort gesprekken staat in de kennisbank: de effectieve 1-op-1: structuur, frequentie en agenda.