Gesprekscyclus

De gesprekscyclus is het samenhangende geheel van gesprekken dat een organisatie gedurende het jaar met medewerkers voert. Waar losse gesprekken op zichzelf staan, bouwt een cyclus voort: wat in het ene gesprek is afgesproken, komt in het volgende terug.

De klassieke driedeling

Veel organisaties werken met drie vaste momenten per jaar:

• Planningsgesprek: aan het begin van de periode worden doelen, verwachtingen en ontwikkelwensen vastgelegd.
• Voortgangsgesprek: halverwege wordt besproken hoe het loopt en waar bijsturing nodig is. Vaak het functioneringsgesprek.
• Evaluatiegesprek: aan het eind wordt teruggekeken en beoordeeld. Vaak het beoordelingsgesprek.

Steeds meer organisaties vullen deze momenten aan met frequente, kortere 1-op-1 gesprekken, omdat drie momenten per jaar te weinig houvast geven om tijdig bij te sturen.

Waarom een cyclus en niet losse gesprekken

Het verschil zit in de continuïteit. In een werkende cyclus:

• staan de afspraken uit het vorige gesprek aan het begin van het volgende op tafel;
• is zichtbaar wat er met eerdere ontwikkelwensen is gebeurd;
• ontstaat een dossier dat een ontwikkeling laat zien in plaats van losse momentopnames;
• kan een nieuwe leidinggevende verder waar de vorige stopte.

Zonder die continuïteit begint elk gesprek weer bij nul en verdwijnen afspraken tussen twee momenten in.

Waar het in de praktijk misgaat

De gesprekken zelf gaan meestal goed. Het knelpunt zit in wat erna gebeurt:

• verslagen belanden in losse documenten, mailboxen en notitieboekjes;
• afspraken krijgen geen eigenaar en geen datum;
• elke leidinggevende hanteert een eigen vorm, waardoor HR geen consistente basis heeft;
• bij ziekte, vertrek of reorganisatie is de historie niet terug te vinden.

Het gevolg is dat de cyclus op papier bestaat, maar in de praktijk uiteenvalt in losse verplichtingen.

Relatie met andere begrippen

De gesprekscyclus raakt aan dossieropbouw (de vastlegging), het personeelsdossier (de bewaarplek) en het POP (de ontwikkelafspraken). Ook een verzuimgesprek, verbetertraject of exitgesprek maakt deel uit van het bredere gespreksverloop met een medewerker.

In Timesafer

Timesafer legt elk gesprek vast in een dossier met samenvatting, afspraken en acties, zodat het volgende gesprek opent met de context van het vorige. Zo blijft de cyclus sluitend zonder dat iemand extra hoeft bij te houden.

Meer over de opbouw van gesprekken lees je in de kennisbank: het verschil tussen functionerings-, beoordelings- en 1-op-1 gesprek.