Personeelsdossier

Het personeelsdossier is het geheel aan gegevens dat een werkgever over een medewerker vastlegt en bewaart. Het omvat zowel administratieve stukken als de vastlegging van gesprekken en afspraken.

Wat er doorgaans in zit

• arbeidsovereenkomst, wijzigingen en functiebeschrijving;
• verslagen uit de gesprekscyclus: functionerings-, beoordelings- en 1-op-1 gesprekken;
• afspraken over ontwikkeling, zoals een POP;
• verzuim- en re-integratiestukken (in de praktijk vaak in een apart, afgeschermd deel);
• correspondentie over waarschuwingen of een verbetertraject;
• het verslag van het exitgesprek bij vertrek.

Privacy en toegang

Een personeelsdossier bevat persoonsgegevens en valt onder de AVG. In hoofdlijnen betekent dat:

• je legt niet meer vast dan nodig is voor de arbeidsrelatie;
• de medewerker heeft recht op inzage in het eigen dossier en kan om correctie vragen;
• toegang is beperkt tot wie het nodig heeft voor zijn werk;
• gegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk, waarbij voor sommige categorieën (zoals loonadministratie) eigen bewaartermijnen gelden;
• medische gegevens horen niet in het reguliere dossier thuis; die horen bij de arbodienst of bedrijfsarts.

Dit is algemene informatie en geen juridisch advies. Voor de invulling in jouw organisatie is afstemming met een privacyfunctionaris of jurist verstandig.

Waarom de kwaliteit ertoe doet

Een dossier is pas bruikbaar als het een verloop laat zien. Losse verslagen zonder samenhang maken het lastig om te onderbouwen wat er is besproken, welke kansen zijn geboden en wat daarvan terecht is gekomen. Dat speelt niet alleen bij conflicten, maar ook bij loopbaanbeslissingen en bij de overdracht naar een nieuwe leidinggevende. Zie ook dossieropbouw.

In Timesafer

Elk gesprek eindigt in een gestructureerd dossier met samenvatting, afspraken en acties, dat samen met eerdere gesprekken één doorlopend beeld vormt. Opnames en dossiers blijven eigendom van de organisatie, en medewerkers hebben inzage in hun eigen dossier.

Zie ook het voorbeelddossier en, over toestemming en aankondiging, toestemming voor gespreksopnames.